Amikor egy új megrendelés érkezik a webshopodba, az mindig remek érzés. Azonban ha belépsz a WooCommerce adminisztrációs felületére, a rendelések mellett különböző, néha zavaró címkéket (státuszokat) láthatsz: Fizetésre vár, Várakozó, Feldolgozás alatt vagy Teljesítve.
Ha nem vagy tisztában azzal, hogy melyik státusz pontosan mit jelent a háttérben, könnyen előfordulhat, hogy olyasmit postázol ki, ami nincs kifizetve, vagy a vásárlód napokig nem kap semmilyen e-mailes tájékoztatást a csomagja sorsáról. Tegyünk rendet a rendelések kezelésében, hogy a logisztikád hiba nélkül működjön!
1. Hol találod a rendeléseket?
A webshopodba beérkezett összes vásárlást a bal oldali fekete menüsorban, a WooCommerce > Rendelések menüpont alatt találod. Itt egy táblázatos listát látsz a legfrissebbektől a legrégebbiek felé haladva. [Képernyőkép helye: A WooCommerce / Rendelések menüpont a bal oldali sávban, kiemelve a megnyíló rendelési listát]
2. Mit jelentenek az egyes Státuszok? (A legfontosabbak)
A WooCommerce rendszere rendkívül logikusan van felépítve. A státuszok nemcsak neked szólnak, hanem ezek vezérlik az automatikus vásárlói e-maileket is!
- Fizetésre vár (Pending payment): A vásárló betette a terméket a kosárba, eljutott a pénztárig, rákattintott a megrendelésre, de még nem fizette ki (pl. bezárta a bankkártyás fizetőablakot, vagy megszakadt az internete). Teendő: Ezzel nincs dolgod, ne postázd a csomagot!
- Várakozó (On hold): Ez a státusz leggyakrabban a Közvetlen banki átutalás fizetési módnál jelenik meg. A rendelés beérkezett, a raktárkészlet csökkent, de a rendszer várja a pénzt. Teendő: Ellenőrizd a céges bankszámládat. Ha megjött az utalás, neked kell manuálisan átállítanod a státuszt.
- Feldolgozás alatt (Processing): A legfontosabb státusz! Azt jelenti, hogy a rendelés sikeresen kifizetésre került (bankkártyával), VAGY a vásárló Utánvétet választott. A vásárló megkapta a visszaigazoló e-mailt. Teendő: Csomagold be és add át a futárnak a terméket!
- Teljesítve (Completed): A rendelés fizetve, becsomagolva és átadva a futárnak (vagy a vevőnek). Amikor erre a státuszra állítod a rendelést, a rendszer küld egy utolsó e-mailt a vevőnek, hogy a csomagja elkészült/szállítás alatt van.
- Törölve (Cancelled) / Visszatérítve (Refunded): Ezt akkor használjuk, ha a rendelést valamiért visszamondták, vagy a pénzt visszautaltad.
3. Lépésről lépésre: Hogyan módosítsd egy rendelés státuszát?
Ha például megérkezett a banki utalás egy “Várakozó” rendeléshez, vagy átadtad a futárnak a “Feldolgozás alatt” lévő csomagot, a státuszt frissítened kell.
- Nyisd meg a rendelést: A Rendelések listájában kattints a módosítani kívánt vásárló nevére vagy a rendelés számára (pl. #1234).
- Keresd meg a Státusz mezőt: A megnyíló oldalon, rögtön a bal felső dobozban (Általános részletek) találsz egy Státusz feliratú lenyíló menüt. [Képernyőkép helye: Egy konkrét rendelés adatlapja, piros nyíllal kiemelve a Státusz lenyíló menüt]
- Állítsd át és mentsd el: Válaszd ki az új állapotot (pl. Teljesítve), majd a jobb oldali dobozban kattints a kék Frissítés gombra. A rendszer ekkor a háttérben azonnal kiküldi a státuszváltáshoz tartozó e-mailt a vásárlónak. [Képernyőkép helye: A jobb oldali “Rendelés műveletek” doboz a kék Frissítés gombbal]
💡 Gyakori hiba: A túl korai “Teljesítve” státusz
Sok webshop tulajdonos elköveti azt a hibát, hogy amint megjön a rendelés vagy kinyomtatják a számlát, azonnal átállítják a rendelést Teljesítve státuszra, miközben a doboz még a raktárban hever. Mi a baj ezzel? A vásárló ekkor kap egy e-mailt, hogy “A rendelését teljesítettük”. Ezt úgy fogja értelmezni, hogy a csomag már a futárnál van, és másnap várja a kiszállítást. Ha csak 3 nap múlva adod fel valójában, dühös telefonhívásokra számíthatsz. A Teljesítve státuszt csak akkor állítsd be, amikor a csomag fizikailag is elhagyta a telephelyedet!
Egyedi munkafolyamatokra van szükséged?
Előfordulhat, hogy a te üzleti modelled (pl. egyedi bútorgyártás) bonyolultabb, és szükséged lenne olyan egyedi státuszokra is, mint a “Gyártás alatt” vagy “Beszállítóra vár”.
Nyiss egy jegyet a peterteszary.com jegykezelő felületén, és beprogramozom a webshopodba a saját, egyedi rendelési státuszaidat, a hozzájuk tartozó automata e-mail értesítőkkel együtt!
